Planning et tâches

Planifier les projets de l'association et suivre les tâches

Préparer une fête, un tournoi ou une rentrée demande de coordonner beaucoup de petites tâches entre plusieurs bénévoles. L'Asso Space propose deux outils complémentaires : un planning de projet pour la vue d'ensemble, une checklist pour le quotidien.

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Un planning de projet en diagramme de Gantt

Le planning affiche les tâches d'un projet sur une frise chronologique. On voit d'un coup d'œil ce qui doit être fait, quand, et par qui.

Chaque tâche a une date de début, une date de fin et un ou plusieurs membres responsables.
Un statut indique où elle en est : à faire, en cours, terminée ou bloquée.
Les dépendances relient les tâches entre elles : impossible d'imprimer l'affiche avant d'avoir validé le visuel.
Plusieurs projets peuvent coexister, par exemple la fête de fin d'année et le tournoi de printemps.

Une checklist partagée pour chaque pôle

Pour les tâches plus simples, la checklist du pôle liste ce qu'il reste à faire, avec une échéance si besoin. Chaque membre du pôle coche une tâche quand elle est faite, et tout le monde voit ce qui reste.

La checklist convient aux listes récurrentes : matériel à rapporter, courses avant un événement, démarches administratives de la rentrée.

Gantt ou checklist : lequel utiliser ?

Le planning Gantt
Pour un projet qui s'étale sur plusieurs semaines, avec des étapes qui dépendent les unes des autres et plusieurs responsables.
La checklist
Pour une liste de choses à faire à court terme dans un pôle, sans enchaînement particulier.

Relié au reste de l'espace

Le tableau blanc sert à rassembler les idées avant de les transformer en tâches.
Une disposition prédéfinie « spécial projet » installe en un clic les widgets utiles sur le tableau de bord d'un pôle.
Les dates clés du projet peuvent être ajoutées à l'agenda partagé.
Les documents du projet (devis, visuels, plans) se rangent dans les documents partagés du pôle.

Questions fréquentes

Peut-on assigner une tâche à un membre ?

Oui dans le planning Gantt, où chaque tâche peut avoir un ou plusieurs responsables. La checklist, elle, est une liste commune au pôle, sans responsable par tâche.

Peut-on gérer plusieurs projets en même temps ?

Oui. Le planning permet de créer plusieurs projets, chacun avec ses propres tâches.

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