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Passation de bureau

Passation de bureau : transmettre l'association sans rien perdre

Chaque changement de bureau fait courir le même risque : que l'histoire de l'association parte avec les anciens élus. Documents sur un ordinateur personnel, contacts dans un téléphone, habitudes jamais écrites. Une bonne passation se prépare bien avant l'assemblée générale.

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Ce qui se perd lors d'un changement de bureau

  • Les documents officiels, rangés dans les fichiers personnels de l'ancien secrétaire.
  • Les comptes rendus des années précédentes, et donc les raisons des décisions prises.
  • Les contacts : mairie, partenaires, fournisseurs, salle, assurance.
  • Le calendrier récurrent : dates limites de subvention, assemblée générale, événements annuels.
  • Les accès aux outils en ligne, créés au nom d'une personne plutôt que de l'association.

La liste de ce qu'il faut transmettre

Documents

  • Statuts à jour, récépissés de déclaration, règlement intérieur.
  • Procès-verbaux d'assemblée générale et comptes rendus de bureau.
  • Budgets, bilans, justificatifs et dossiers de subvention.
  • Contrats d'assurance, conventions et contrats de location.

Organisation

  • Le calendrier de l'année et les échéances récurrentes.
  • La liste des projets en cours, avec leurs responsables et leur avancement.
  • Les contacts utiles et les accès aux outils en ligne.

Les démarches administratives à ne pas oublier

Le changement des personnes chargées de l'administration d'une association déclarée doit être déclaré dans les trois mois, en ligne ou auprès du greffe des associations. Pensez aussi à mettre à jour les signataires auprès de la banque et les interlocuteurs de l'assurance.

Ces démarches se font en dehors de L'Asso Space. En revanche, le procès-verbal de l'assemblée générale qui acte l'élection se range dans l'espace documentaire, où le prochain bureau le retrouvera.

Avec un espace partagé, la passation se prépare toute l'année

Quand les documents, les comptes rendus et l'agenda vivent dans l'espace de l'association plutôt que chez chacun, il n'y a presque plus rien à transmettre le jour J : tout est déjà là.

  • Documents

    Rangés en dossiers par pôle, avec une recherche instantanée. Ils appartiennent à l'espace, pas à la personne qui les a déposés.

    Documents partagés →

  • Comptes rendus

    Rédigés en ligne après chaque réunion et consultables par les membres du pôle : l'historique des décisions reste lisible.

  • Agenda

    Les événements et échéances de l'année restent visibles pour le nouveau bureau, qui peut s'en servir comme modèle.

    Agenda partagé →

  • Projets en cours

    Le planning Gantt et les checklists montrent ce qui est fait, ce qui reste à faire et qui s'en occupe.

    Planning et tâches →

Le jour de la passation dans L'Asso Space

  • Dans le tableau des droits, cochez la case administrateur pour les nouveaux élus.
  • Vérifiez leurs accès aux pôles, notamment celui du bureau.
  • Décidez avec les anciens élus s'ils restent membres ou quittent l'espace.
  • Publiez une actualité pour présenter le nouveau bureau à tous les membres.
  • Si l'association a un abonnement, mettez à jour le moyen de paiement depuis le portail de facturation.

Pas de nouvel espace à créer, pas de fichiers à transférer : le nouveau bureau reprend l'espace existant, avec tout son historique.

Questions fréquentes

Faut-il recréer un espace quand le bureau change ?

Non. L'espace appartient à l'association : il suffit de donner le rôle d'administrateur aux nouveaux élus. Documents, comptes rendus et agenda restent en place.

L'ancien président garde-t-il l'accès à l'espace ?

C'est au bureau de décider. Il peut rester membre, avec un accès limité à certains pôles, ou être retiré de l'espace.

L'Asso Space fait-il la déclaration de changement de dirigeants ?

Non. La déclaration se fait en ligne ou auprès du greffe des associations. L'Asso Space sert à conserver et transmettre les documents et l'historique de l'association.

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