Documents d'association : centraliser statuts, comptes rendus et fichiers partagés

Les documents qu'une association doit pouvoir retrouver

• Les statuts à jour et les récépissés de déclaration.
• Les procès-verbaux d'assemblée générale et les comptes rendus de bureau.
• Les budgets, bilans financiers et justificatifs.
• Les contrats : assurance, location de salle, conventions avec la mairie ou des partenaires.
• Les dossiers de demande de subvention et leurs bilans.
• Le règlement intérieur et les documents remis aux nouveaux membres.

Organiser l'espace documentaire

Dans L'Asso Space, les administrateurs créent des dossiers et sous-dossiers, par exemple « Administratif », « Communication » ou « Finances ». La structure est partagée avec les membres qui ont accès au pôle, et une recherche instantanée permet de retrouver un fichier sans connaître son emplacement.

Les droits d'accès se gèrent par pôle : les documents du bureau restent visibles du bureau, le programme de la saison de tous les adhérents.

Les comptes rendus de réunion

Un module dédié permet de rédiger les comptes rendus directement dans l'espace, avec un titre, une date, un contenu mis en forme et le pôle concerné. Tous les membres du pôle peuvent les lire, ce qui évite les « je n'étais pas au courant ».

Formats acceptés et limites

• Tous les formats courants : PDF, Word, Excel, PowerPoint, images, vidéos, archives.
• Jusqu'à 10 Mo par fichier. Pour les fichiers plus lourds, partagez un lien vers un service externe.
• Stockage limité avec la formule Gratuit, 10 Go avec la formule Association, illimité avec la formule Fédération.

Le détail des formules est sur la page Tarifs.

Préparer la passation de bureau

Le jour où un nouveau bureau est élu, il récupère un espace complet : documents, comptes rendus, agenda, liste des membres. Il suffit à l'administrateur sortant de donner le rôle d'administrateur aux nouveaux élus. Plus de clé USB à récupérer ni de mails à transférer.