Agenda partagé

Un agenda partagé pour toute votre association

Réunions de bureau, entraînements, assemblée générale, sorties : quand les dates sont dispersées entre messages et agendas personnels, quelqu'un finit toujours par les manquer. L'Asso Space donne à l'association un calendrier unique, visible par tous les membres.

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Pourquoi un agenda commun change tout

Dans beaucoup d'associations, la date de la prochaine réunion se trouve dans un message de groupe envoyé il y a trois semaines. Les nouveaux membres ne l'ont jamais vue, et le secrétaire passe son temps à la répéter.

Un agenda partagé règle le problème à la source : chaque date est saisie une fois, au même endroit, et chacun la retrouve quand il en a besoin, sur ordinateur comme sur smartphone.

Ce que propose l'agenda de L'Asso Space

Quatre vues
Mois, semaine, jour ou liste : chacun choisit la vue la plus lisible pour ce qu'il cherche.
Une couleur par pôle
Chaque événement est rattaché à un pôle et prend sa couleur. Le filtre par pôle n'affiche que ce qui vous concerne.
Lieu et visioconférence
Un événement porte un titre, une description, des horaires, un lieu et, si besoin, un lien de visioconférence.
Ouvert à tous les membres
Tous les membres connectés peuvent ajouter un événement : l'entraîneur, le responsable d'un atelier ou le trésorier n'ont pas à passer par le bureau.

Synchroniser avec Google Agenda, Apple Calendar ou Outlook

L'administrateur de l'espace dispose d'un lien d'abonnement iCal. Ajouté dans Google Agenda, Apple Calendar ou Outlook, il fait apparaître les événements de l'association dans l'agenda personnel des membres, en lecture seule. Les membres n'ont rien à recopier.

Un agenda relié aux autres outils de l'espace

Un sondage de dates permet de trouver le créneau qui convient au plus grand nombre ; une fois la date confirmée, l'événement est créé dans l'agenda.
Le résumé hebdomadaire envoyé par email rappelle aux membres les événements de la semaine à venir. Voir la communication interne.
Dans une fédération, un événement peut être partagé sur le tableau fédéral commun.

Bien utiliser l'agenda de votre association

Rattachez chaque événement au bon pôle, pour que le filtre reste utile.
Indiquez toujours un lieu, ou un lien de visio pour les réunions à distance.
Utilisez la description pour les informations pratiques : matériel à apporter, covoiturage, personne à contacter.
Partagez le lien iCal avec les membres qui vivent dans leur agenda personnel.

Questions fréquentes

Qui peut ajouter un événement ?

Tous les membres connectés à l'espace peuvent créer un événement et le rattacher à un pôle.

Peut-on voir les événements dans Google Agenda ?

Oui. L'administrateur récupère un lien d'abonnement iCal dans l'administration de l'espace ; une fois ajouté dans Google Agenda, Apple Calendar ou Outlook, les événements de l'association s'y affichent en lecture seule.

L'agenda gère-t-il les inscriptions aux événements ?

Non. L'agenda sert à informer des dates. Pour savoir qui est disponible, utilisez un sondage ; pour une billetterie, gardez votre outil habituel et ajoutez-le dans les liens rapides de l'espace.

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