Gestion des membres

Gestion des membres d'une association : inviter, organiser, donner les bons accès

Une association vit par ses membres. Encore faut-il savoir qui en fait partie, qui s'occupe de quoi et qui doit accéder à quelles informations. L'Asso Space vous donne une liste de membres à jour, organisée en pôles, avec des accès clairs.

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Pourquoi centraliser la liste des membres

Dans beaucoup d'associations, la liste des membres existe en plusieurs versions : un tableur chez le trésorier, un groupe WhatsApp, une liste de diffusion email. Aucune n'est à jour, et chaque arrivée ou départ doit être reportée à trois endroits.

En centralisant les membres dans l'espace de l'association, la liste devient la référence : c'est elle qui détermine qui reçoit les actualités, qui voit l'agenda d'un pôle et qui peut consulter les documents.

Inviter les membres sans friction

L'invitation par email

Depuis l'administration, saisissez l'email, le prénom, le nom et le rôle du membre. Il reçoit un lien d'activation à usage unique : il choisit son mot de passe et arrive directement dans l'espace.

Le lien d'adhésion public

Pour les associations qui accueillent beaucoup de monde, générez un lien d'adhésion sécurisé à partager sur votre site, vos réseaux ou une affiche. Chaque personne qui l'utilise crée son compte, et sa demande apparaît dans les demandes d'adhésion en attente : vous l'acceptez ou la refusez en indiquant un motif. Le détail est expliqué sur la page gestion des adhérents.

Un accès depuis n'importe quel appareil

Les membres se connectent depuis leur navigateur, sur ordinateur ou smartphone, et peuvent installer l'espace sur l'écran d'accueil de leur téléphone comme une application.

Organiser les membres en pôles

Un pôle regroupe les membres qui travaillent ensemble : l'équipe communication, les entraîneurs, le comité des fêtes, le pôle bénévoles. Chaque pôle a son tableau de bord, ses widgets et son adresse email.

Un membre ne voit ainsi que les informations des pôles auxquels il a accès, ce qui évite de noyer tout le monde sous des informations qui ne le concernent pas.

Des rôles simples et lisibles

Administrateur : gère les membres, les pôles, la personnalisation de l'espace et l'abonnement.
Utilisateur : participe à la vie des pôles auxquels il a accès (agenda, actualités, sondages, documents, chat).

Le changement de rôle prend effet immédiatement, et un administrateur peut retirer l'accès d'un membre qui quitte l'association.

Garder les membres impliqués

Une liste de membres n'a de valeur que si les membres restent actifs. Les actualités avec notifications, le résumé hebdomadaire envoyé par email et les sondages donnent à chacun une raison de revenir dans l'espace, sans effort de la part du bureau.

Membres et données personnelles : les bons réflexes

Ne collectez que les informations utiles au fonctionnement de l'association.
Limitez l'accès aux informations sensibles aux personnes qui en ont besoin.
Retirez l'accès des membres qui quittent l'association.
Informez vos membres de l'usage de leurs données ; notre politique de confidentialité décrit le traitement réalisé par L'Asso Space.

Questions fréquentes

Combien de membres peut-on inviter ?

Jusqu'à 5 membres avec la formule Gratuit, jusqu'à 50 membres avec la formule Association, et sans limite de membres avec la formule Fédération.

Les membres doivent-ils créer un compte ?

Oui, chaque membre dispose de son propre compte, créé à partir d'une invitation par email ou du lien d'adhésion public de l'association.

Que se passe-t-il quand un membre quitte l'association ?

Un administrateur peut supprimer son accès depuis l'administration. Les documents et comptes rendus de l'association restent dans l'espace.

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