Gestion des événements

Gestion des événements associatifs : de l'idée au jour J

Assemblée générale, tournoi, kermesse, sortie ou spectacle : un événement associatif mobilise beaucoup de monde en peu de temps. L'Asso Space rassemble toutes les étapes de sa préparation dans l'espace de l'association.

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Les étapes d'un événement associatif réussi

Fixer la date

Proposez plusieurs dates dans un sondage : les membres votent et le résultat s'affiche en temps réel. La date retenue est ajoutée à l'agenda partagé.

Planifier les grandes étapes

Le planning Gantt affiche les étapes de la préparation (réservation de salle, communication, achats, installation) sur une frise, avec les membres assignés.

Répartir les tâches

La checklist du pôle liste les tâches précises avec leurs échéances. Chacun coche ce qu'il a fait, et le responsable voit tout de suite ce qui reste. Voir aussi gestion des bénévoles.

Communiquer

Une actualité annonce l'événement, le résumé hebdomadaire le rappelle automatiquement, et les documents utiles (affiche, plan, programme) sont partagés dans l'espace.

Anticiper la météo

Pour les événements en extérieur, le widget Météo affiche les prévisions (température, précipitations) à partir de 14 jours avant la date configurée.

Faire le bilan

Publiez un compte rendu et partagez les photos. L'année suivante, l'équipe repart de ce qui a été fait au lieu de tout recommencer.

L'agenda partagé de l'association

L'agenda est commun à toute l'association : vue mensuelle, hebdomadaire ou liste, filtrage par pôle ou type d'événement. Un administrateur peut récupérer une adresse iCal pour afficher les événements dans Google Agenda, Apple Calendar ou Outlook (synchronisation en lecture seule).

Les événements récurrents ne sont pas encore pris en charge : chaque occurrence se crée séparément.

Un rétroplanning type pour un événement associatif

J-60 : choix de la date par sondage, réservation du lieu, création du projet dans le planning.
J-45 : répartition des rôles, liste des tâches dans la checklist, demande des autorisations nécessaires.
J-30 : annonce aux membres par une actualité, affiche partagée dans les documents.
J-14 : vérification de la météo pour les événements en extérieur, confirmation des bénévoles.
J-7 : dernier point, derniers achats, rappel automatique dans le résumé hebdomadaire.
J+7 : compte rendu, photos, remerciements et points d'amélioration pour la prochaine édition.

Billetterie et inscriptions

L'Asso Space n'intègre pas de billetterie ni de formulaire d'inscription aux événements. Si vous utilisez déjà une solution de billetterie, ajoutez son lien dans le widget Liens rapides : les membres la retrouvent directement depuis l'espace.

Questions fréquentes

Peut-on synchroniser l'agenda avec Google Agenda ou Outlook ?

Oui. Un administrateur récupère l'adresse iCal de l'agenda dans l'administration, puis l'ajoute comme agenda externe dans Google Agenda, Apple Calendar ou Outlook. La synchronisation se fait en lecture seule.

L'agenda gère-t-il les événements récurrents ?

Pas encore. Chaque occurrence d'un événement doit être créée séparément.

À partir de quand la météo d'un événement est-elle disponible ?

Les prévisions s'affichent dans le widget Météo à partir de 14 jours avant la date de l'événement.

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